Часто бывает, что складской учет в заведении ведется, а данные об остатках сырья на складах не сходятся с фактическим наличием. Причинами расхождений могут стать не полностью заведенные приходные документы, ошибки персонала, неправильные технологические карточки на продукцию или неверно выстроенная система движения товаров.
Правильно внедренная система складского учета в программе «Мой Кассир» позволяет:
– тратить до 10 минут в день на проведение инвентаризации;
– выявлять ошибки сразу в процессе инвентаризации;
– сразу исправлять причины расхождений;
– своевременно реагировать на колебания себестоимости продукции;
– делегировать рутинные операции сотрудникам;
– контролировать все процессы производства удаленно, в удобное время;
– автоматически получать валидные цифры по остаткам и движению сырья и продукции;
Система складского учета базируется на:
1). Заведении первичной документации.
2). Составлении технологических карт.
3). Движении сырья по складам.
5). Скользящей инвентаризации.
Заведение первичной документации
Без полного и правильного заведения первичных документов не получится получить корректный учет в программе. Самые популярные типы документов, на которые надо обращать внимание:
– приходные накладные – поступления сырья и товаров от поставщиков.
– перемещения на другой склад – движение сырья и полуфабрикатов по цехам внутри организации.
– отгрузка на сторону – поставка продукции или товаров другому юридическому лицу.
– списания – списание сырья, полуфабрикатов и готовой продукции по истечению срока годности, в бракераж, из-за порчи или по иным причинам.
– сырье в производство – выпуск готовой продукции и, как следствие, списание ингредиентов со склада.
Более подробно каждый документ рассмотрен в статье Первичный документооборот заведения.
Составление технологических карт
Технико-технологические карты (ТТК) или спецификации – это документ, в котором прописана вся информация об ингредиентах блюда, выпечки и другой продукции, а так же их соотношение, процент потерь при обработке и технология приготовления.
От верности указанной информации зависит корректное и точное списание сырья на каждую единицу продукции при выпуске или продаже.
Как заполнять ТТК, детально описано в статье Заведение спецификаций.
Движение сырья по складам
Все операции с сырьем будь то выпуск готовой продукции, новые поставки, перемещения с одного склада на другой в рамках вашей организации, инвентаризации, списания и прочее учтено в отчете Движения.
Учет ведется по общему количеству, рыночным ценам готовой продукции и товаров и себестоимости сырья в разрезе каждого адреса. Отчет удобно настраивается по периоду времени, категориям, отдельным позициям или типу номенклатуры.
Подробнее о работе с отчетом в статье Движение сырья по складам.
Инвентаризация склада
Инвентаризация это пересчет текущих остатков на складе. Это инструмент внутреннего контроля, который дает представление о текущих остатках склада. А имея на руках валидные остатки легко прогнозировать расход сырья на будущие периоды, контролировать себестоимость продукции и сокращать издержки.
«Мой кассир» сравнивает плановые остатки и данные, которые заносятся в инвентаризацию, и рассчитывает все расхождения, как по себестоимости сырья, так и в продажных ценах товаров и готовой продукции.
Подробнее в статье Инвентаризация на складе.
Скользящая инвентаризация
Уверены, вы много раз убеждались, что инвентаризация, проводимая раз в месяц, не решает задачи бизнеса. Сложно найти виновного по прошествии 30ти смен, уже поздно править спецификации, а поиск незаведенных за месяц документов легко может занять несколько дней.
Мы предлагаем проводить инвентаризацию каждый день перед закрытием смены, так, чтобы это не занимало много времени у персонала. На следующий день вы сможете проработать итоги инвентаризации и внести соответствующие корректировки.
В пекарнях, например, практикуется следующая схема инвентаризаций:
– продавец-кассир проводит инвентаризацию по всей производимой продукции каждый вечер перед закрытием смены;
– пекарь или кухонный работник делает скользящую инвентаризацию по части сырьевого ассортимента в течение дня или в конце смены;
Результат такой системы пересчета исчерпывающий: остатки валидны и подтверждены, движение сырья и его расход систематизированы, корректировки документов минимальны, трудозатраты сотрудников и управляющего сокращены.
Подробная настройка скользящего режима инвентаризации представлена в статье Скользящая инвентаризация.
Работа с расхождениями
Расхождения в инвентаризациях обычная практика. Забыли забить приход сырья. Вылили испортившееся молоко, но не списали. Перепутали сдобу при продаже. Все это приводит к расхождениям в инвентаризациях.
Обычная человеческая невнимательность или намеренные махинации сотрудников вычисляется при проверке расхождений. Например:
- Фарш пошел на 3 кг в плюс – проверьте приходные накладные.
- Пакетированные соки продаются, а остаток не уменьшается – посмотрите, как выставлены настройки списания.
- Все остатки обнулились – удостоверьтесь, что кассир верно выбрал тип инвентаризации.
Развернуто все возможные причины противоречий рассмотрены в статье Проверка расхождений инвентаризации.
