Документооборот склада — это система создания, передачи, приема, обработки и хранения документов связанных с хозяйственной деятельностью организации. Это основополагающая часть постановки складского учета.
Полное и непрерывное заведение первичной документации обеспечит сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие. Начнется путаница, перестанут сходиться остатки склада, а цифры в инвентаризациях сильно удивят.
Любой документ можно завести в личном кабинете или через планшет на кассе и в производственном цехе. Как настроить проведение приходных накладных, перемещений и других операций на планшете описано в разделе Работа персонала.
В личном кабинете все операции занести, просмотреть или скорректировать можно через Журнал документов.
Отсортировать документы можно по дате создания, адресу точки, названию отдельной позиции, пользователю, что завел документ в программу и типу документа. Отдельно можно просмотреть все удаленные документы.
Чтобы завести новый документ нажмите кнопку Создать и выберете нужный вариант из выпавшего списка.
Основные документы, отражающие движение по складу сырья, полуфабрикатов и готовой продукции это:
1). Приходная накладная.
2). Перемещение на другой склад.
3). Отгрузка на строну.
4). Потери – списание, брак и бракераж.
5). Выпуск готовой продукции и полуфабрикатов.
6). Инвентаризация.
Приходная накладная
Это документ учета поступления сырья и товаров от поставщиков. Приходная накладная первый документ на складе. На основе прихода сырье «ложится» на остаток.
По этому же документу рассчитывается себестоимость продукции. Чтобы отслеживать и анализировать динамику закупочных цен рекомендуем заносить приходные накладные в день поступления товаров и сырья.
Своевременность внесения документов в программу позволяет:
– контролировать остатки сырья на складе;
– отслеживать колебание закупочных цен, пресекать закуп по завышенным ценам;
– управлять текущей наценкой на готовые изделия и блюда;
– сразу находить и исправлять ошибки и расхождения в учете.
При заполнении документа необходимо указать дату накладной, входящий номер, поставщика, выбирать склад для оприходования.
Как набрать приходную накладную на планшете.
Как занести приходную накладную через личный кабинет.
Перемещение на другой склад
В розничной торговле часто бывает, что нужно перевезти сырье с одного склада на другой или готовый продукт со склада на торговую точку. Чтобы не запутаться и не потерять перемещенные позиции нужно документально оформить перемещение. Особенно это актуально, когда структурных подразделений много.
Простое перемещение со склада на склад для дальнейшего использования в производстве – не единственный случай движения сырья и товаров. Переместить продукцию из точки А в точку Б бывает необходимо при:
– доставке партии сырья от поставщика не на тот склад. Например, поставщик привез молочку на ближайшее к нему производство и сотрудники оприходовали всю партию, забыв, что часть нужно отправить на вторую точку;
– переброске готовой продукции с одной торговой точки на другую, с бОльшим спросом, чтобы распродать без остатков;
– отправке готовой продукции на розничные точки для продажи;
– отправке нереализованной продукции обратно на склад;
– сборе большого заказа на доставку или интернет-магазина с разных розничных точек. Например, клиент оплачивает большой заказ, но некоторых позиций нет в наличии и их надо быстро привезти из соседних точек.
Все эти операции необходимо правильно проводить, учитывать и оформлять.
Сформировать перемещение можно в личном кабинете или на планшете.
Отгрузка на сторону
При больших производственных мощностях всегда есть возможность продавать как в собственных розничных точках, так и поставлять свою продукцию для перепродажи или снабжать предприятия в оптовом режиме.
В этом случае необходим документ отгрузки, по которому на производстве соберут заказанное, на складе спишутся составляющие, а в бюджете отразится прибыль.
Документ Отгрузка на сторону необходим так же если у вас производственные цеха и торговые точки оформлены на разные юридические лица. Чтобы не запутаться во взаимных товарно-денежных связях, стоит своевременно оформлять отгрузки.
Как оформить отгрузку другому юридическому лицу в личном кабинете.
Ваши сотрудники могут набрать документ отгрузки на планшете.
Потери – списание, брак, бракераж
Потери на складе можно разделить на две большие группы: технологические потери и ненормированная убыль.
Технологические потери сырья – это уварка, ужарка, упек, распыл и другие виды потери части сырья в процессе приготовления блюд и полуфабрикатов. Эти потери указываются в спецификациях и автоматически учитываются при выпуске или продаже готовых изделий и блюд.
К ненормированной убыли можно отнести:
– бракераж, то есть изъятие готовой продукции для проведения дегустаций и выборочной проверки качества:
– брак, то есть изготовление продукции несоответствующей стандартам качества;
– списание сырья, полуфабрикатов, готовых изделий и товаров из-за порчи, истекшего срока годности и реализации или по иной причине.
Ненормированные потери необходимо оформлять документально, чтобы с остатков списались изделия, товары и сырье.
Занести потери можно как в личном кабинете, так на планшете.
Выпуск готовой продукции и полуфабрикатов
Если в вашем заведении готовят изделия и блюда заранее, а не в момент заказа гостя, то их выпуск необходимо провести через программу. Это необходимо, чтобы вовремя отслеживать движение сырья, а так же анализировать наполненность витрин по количеству готовых позиций.
После создания документа Выпуск система спишет со склада все составляющие согласно технологическим картам позиций и поставит на остаток готовые блюда и изделия.
Выпускать можно не только уже готовые изделия. Если на кухне заранее смешивают начинки и делают заготовки под блюда их нужно занести в выпуск, чтобы точно отслеживать количество оставшегося сырья. То же самое происходит в отношении замороженных изделий, которые повар или пекарь лепит загодя и отправляет в шокер – всю партию по наименованиям и количеству необходимо занести в программу.
В первую очередь все выпуски заносятся через планшет на производстве. Если же необходимо внести изменения в уже сделанный документ, это можно сделать из личного кабинета.
Инвентаризация
Инвентаризация это пересчет текущих остатков на складе. Это инструмент внутреннего контроля, который дает представление о текущих остатках склада. А имея на руках валидные остатки легко прогнозировать расход сырья на будущие периоды, контролировать себестоимость продукции и сокращать издержки.
Система сравнивает плановые остатки и данные, которые заносятся в инвентаризацию, и рассчитывает все расхождения как по себестоимости сырья, так и в продажных ценах товаров и готовой продукции.
Инвентаризация может быть полная или частичная. Полная инвентаризация проводится если нужно проверить остатки ВСЕГО склада или торговой зоны. ВНИМАНИЕ! Все незаведенные позиции обнулятся. Частичная инвентаризация может проводиться:
– по категориям – изменения пройдут в рамках выбранных категорий. Например, выбрав категорию Напитки нужно пересчитать и внести остатки по ВСЕМУ списку напитков. Не указанные позиции обнуляться.
– по отдельным позициям – все изменения пройдут только по выбранным позициям, не затронув остальную номенклатуру.